Ada tiga tahapan yang
harus dilalui jika suatu objek hak tanggungan akan dilelang, yaitu pralelang,
hari lelang (auction day) dan pasca lelang. Tahapan pralelang merupakan tahapan
yang sangat penting dalam seluruh rangkaian lelang karena pada tahapan ini
terdapat proses verifikasi terhadap keabsahan proses lelang yang akan
dilakukan.
Tidak hanya mengenai
legalitas yang harus dipastikan keamanannya tetapi juga tentang fisik objek
lelang juga harus terjamin kelancaran penguasaannya setelah lelang
dilaksanakan.
Pada tahapan ini juga
pelaksana lelang sudah harus memastikan bahwa pemenang lelang dapat
menerima/menguasai objek lelang tersebut dengan aman.
Berikut hal-hal yang
harus diperhatikan dalam tahapan pralelang supaya rangkaian proses lelang
sampai dengan penyerahan objek lelang ke pemenang lelang dapat berjalan dengan
lancar dan aman:
SPK
(Surat Perintah Kerja)
SPK merupakan suatu
perintah dari kreditur kepada Balai Lelang untuk melakukan proses pralelang
sampai pelaksanaan lelang atas objek lelang. Dalam SPK tercantum lingkup kerja
yang harus dilakukan oleh Balai Lelang. SPK merupakan landasan kerja bagi Balai
Lelang untuk mulai bekerja.
Kelengkapan
Administrasi Objek Lelang
1) Surat bukti kepemilikan hak (sertifikat tanah dan
bangunan), pada tahap pralelang Balai Lelang membutuhkan photo copy-nya
sementara aslinya dipegang oleh kreditur.
2) Surat Perjanjian Kredit/Perhitungan Hutang, Surat
Perjanjian Kredit ini ditandatangani pada saat terjadi kesepakatan antara
kreditur dan debitur tentang pemberian kredit.
3) Surat Sertifikat Hak Tanggungan dan Akta Pemberian Hak
Tanggungan (Photo Copy)
4) Surat Peringatan (SP) bahwa debitur wanprestasi/cidera
janji, yang terdiri dari SP 1, SP 2 dan SP 3, SP ini dikirimkan oleh kreditur
kepada debitur dalam jangka waktu tertentu yang berisi peringatan/permintaan
agar debitur memenuhi kewajibannya.
5) Rincian Hutang debitur, berisi sisa kewajiban debitur
pada saat debitur sudah wanprestasi.
6) Harga limit, ditetapkan oleh kreditur sesuai dengan hasil
dari Petugas Penilai (appraisal) dan jumlah hutang yang harus dilunasi oleh
debitur.
Berkoordinasi
dengan Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL)
Setelah mendapatkan
SPK dari Kreditur dan memperoleh seluruh kelengkapan administrasi objek lelang,
Balai Lelang berkoordinasi dengan KPKNL untuk mendapatkan jadwal lelang karena
untuk Lelang Eksekusi Hak Tanggungan harus dihadiri oleh petugas KPKNL untuk
menerbitkan risalah lelangnya.
Pengecekan
fisik objek lelang
Langkah ini sangat
diperlukan untuk memastikan kondisi objek. Hasil pengecekan fisik ini dibuatkan
berita acara dengan dilampirkan foto-foto objek lelang. Untuk selanjutnya
tentang pengecekan fisik ini Balai Lelang mengadakan open house, agar seluruh
peserta lelang dapat melihat langsung objek lelang. Karena pada umumnya objek
lelang dilelang dalam kondisi apa adanya. Hal ini untuk menghindari complaint
di kemudian hari dari pemenang lelang.
Pemasaran
Balai Lelang harus
melakukan pemasaran terhadap lelang yang akan dilakukan supaya informasi lelang
dapat sampai kepada sebanyak mungkin masyarakat. Dengan demikian diharapkan
lelang yang akan dilakukan ada peminatnya. Karena tidak jarang lelang yang
dilakukan tidak ada peserta lelangnya.
Disinilah dibutuhkan
kreatifitas dari Balai Lelang agar membuat program pemasaran dan promosi yang
dapat menarik minat calon peserta lelang. Disamping pemasaran, kegiatan
mengkomunikasikan tentang lelang ini wajib diumumkan di media massa seperti
diatur Peraturan Menteri Keuangan tentang Pedoman Pelanksanaan Lelang.
Pemasaran dilakukan
segencar dan seefektif mungkin, bisa melalui iklan di internet, media massa, pemasangan
spanduk dan umbul-umbul di lokasi dan sekitar, penyebaran flyer, brosur atau
undangan atau pemberitahuan kepada klien-klien yang ada di database Balai
Lelang.
Rencana
Kerja Syarat (RKS)
RKS ini berisi
seluruh informasi kepada calon peserta lelang mengenai proses lelang dan
syarat-syaratnya.
Laporan
Laporan mengenai
progress pralelang ini harus selalu diberikan oleh Balai Lelang kepada kreditur
dalam interval waktu tertentu, pada umumnya sekali dalam 2 minggu.
